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A Digitalização dos Documentos e Arquivos é um processo com várias etapas que permitem obter uma imagem do documento original, conforme abaixo:

a. Preparação da Documentação - retirar grampos, clipes, desamassar documentos quando necessário, organização em ordem sequencial pré-definida, separação em lote e, eventualmente, numeração. Cada tipo de documento tem uma característica e complexidade nesta etapa da preparação;

b. Captura da Imagem com Scanners – a digitalização utiliza scanners manuais ou automáticos, dependendo do tipo de documento e do estado físico do papel, convertendo-os para uma mídia digital;

c. Indexação – a indexação pode ocorrer por input manual dos índices ou de forma automatizada, com a utilização de código de barras ou digitação de um índice-referência com carga automática dos demais índices a partir de um banco de dados relacional;

d. Validação e Controle de Qualidade – nesta etapa, é realizada a validação da imagem digitalizada com o documento original garantindo a integridade do processo (físico x digital).

A Digitalização dos Documentos possibilita que o cliente passe a ter seus documentos em formato digital, eliminando a necessidade de buscá-lo fisicamente e, por consequência, otimizando o seu tempo de trabalho. Os documentos digitalizados podem ser acessados através dos GEDs e/ou entregues em alguma mídia.

Por que investir na Digitalização de Documentos na Armazeni:

• Facilidade de acesso e de distribuição de documentos;
• Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
• Redução de custo com recuperação e duplicação;
• Preservação do arquivo físico;
• Integração de dados ativos e históricos.